– Czasami naprawdę wystarczy delikatnie dmuchnąć ludziom w skrzydła, by wysoko poszybowali – przekonuje Joanna Raczyńska w naszej rozmowie. Zapytaliśmy ją między innymi o to, jak zarządzać pracą ludzi, by była ona efektywna a jednocześnie przynosiła satysfakcję. Rozmawialiśmy również o tym, jakie jest – zdaniem wiceprezeski fundacji Lęborskie Hospicjum Stacjonarne – najskuteczniejsze narzędzie fundraisingowe.
Joasiu, jesteś wiceprezeską zarządu fundacji Lęborskie Hospicjum Stacjonarne. Na czym polega twoja praca na jej rzecz?
– Moje podstawowe zadania to planowanie działań, wyznaczanie celów, tych codziennych, tygodniowych, miesięcznych i tych z wyprzedzeniem rocznym, zarówno sobie, jak i zespołowi. Poza tym czynnie uczestniczę w wydarzeniach organizowanych na rzecz budowy naszego hospicjum. Często reprezentuję fundację na zewnątrz, dbam o budżet i realizację strategii organizacji. Można powiedzieć, że generalnie zajmuję się w mojej organizacji szeroko pojętymi finansami.
Kim są wasi darczyńcy? To głownie duże firmy czy raczej osoby prywatne?
– W zasadzie jedno i drugie. Naszym partnerem strategicznym jest firma Farm Frites Poland, będąca mentorem budowy naszego hospicjum. Jednak zdecydowanie największą siłę stanowią darczyńcy indywidualni. Rocznie w podziękowaniu wysyłamy do nich klika tysięcy listów, a to mówi samo za siebie o skali otrzymywanego od nich wsparcia. W 2020 roku zakupiliśmy profesjonalne narzędzie w postaci napisanego dla nas CRM-u. Tym samym pożegnaliśmy Excela. Dzięki temu systemowi mam teraz poczucie, że nasi darczyńcy są w końcu we właściwy sposób zaopiekowani.
W jaki sposób najczęściej pozyskujesz fundusze na rzecz swojej organizacji?
– W związku z tym, że zawód fundraisera to mój drugi zawód, mój czas jest mocno ograniczony. Koncentruję swoje działania na wszelkiego rodzaju wydarzeniach, a także zbiórkach publicznych. Przed nami ostatni rok z 1%, tak więc począwszy od tej niedzieli, jesteśmy praktycznie co tydzień we wszystkich kościołach i to na wszystkich mszach z ulotkami. Wolontariusze w takich sytuacjach są na wagę złota.
Jakiego typu zbiórki organizujecie i które zwieńczone są największym sukcesem?
– Prym wiodą zbiórki kościelne. Poza tym dużą skutecznością cieszą się wydarzenia plenerowe. Mamy również ponad 50 skrzynek na kwesty ustawionych w różnych sklepach w całym powiecie.
Podczas jednej z naszych rozmów opowiadałaś mi o zbiórkach cmentarnych. Na czym polega ich skuteczność?
– Owszem, to bardzo proste narzędzie, a przynosi spektakularne rezultaty zarówno nam, jak i rodzinie zmarłego. Można wydawać pieniądze na kolejne wieńce, które zaraz uschną, ale można też mnożyć dobro dalej. Dajemy ludziom alternatywę zrobienia czegoś naprawdę wartościowego w dniu, w którym żegnają bliską osobę. Coraz więcej rodzin zgłasza się do nas przed pogrzebem, by zorganizować dla nich kwestę na rzecz naszego hospicjum. I to już z całego powiatu. Niesamowita jest wdzięczność, jaką okazuje rodzina na cmentarzu, że ich cegiełka, którą decydują się dołożyć, przyniesie tak wiele dobra.
Masz zarządzanie zespołem w jednym paluszku z racji swojego doświadczenia zawodowego. Przypomnijmy, że zarządzasz dużym zespołem w jednym z banków. Jakimi zasadami się kierować, by zarządzać sprawnie?
– Myślę, że przede wszystkim trzeba być konsekwentnym. Oprócz tego należy słuchać ludzi, bo oni naprawdę mają często super pomysły, tylko trzeba dać im przestrzeń do wypowiedzenia tego, a potem możliwość ich realizacji.
– Ja ze swojego doświadczenia wiem też, że bardzo istotne jest obdarowanie ludzi poczuciem sprawczości w powierzonych zadaniach, co oczywiście wiąże się z zaufaniem, że wykonają je w najlepszy z możliwych sposobów. Trzeba pracować na ich potencjale i zasobach, jakie mają. Jednak najpierw trzeba umieć odkryć te potencjały i zasoby.
Jaki masz na to sposób?
– Rozmawiać z ludźmi. Brak komunikacji w zespołach jest najczęstszą przyczyną ich nieskutecznego funkcjonowania. Poznaj ludzi, z którymi pracujesz. Z kolei, jeśli nie masz na to dostatecznie dużo czasu, skorzystaj z testów. Można wykorzystać do tego celu test Gallupa czy test osobowości Hipokratesa (4 typy osobowości: choleryk, melancholik, sangwinik i flegmatyk). Można też spróbować dużo bardziej rozbudowanego testu – Insights Discovery. Jest to sprawne narzędzie, dzięki któremu uzyskasz gotowe przepisy na to, jak pracować z ludźmi, jakie zadania im delegować, jakie stanowiska powinni zajmować. To wiele upraszcza i już na starcie minimalizuje konflikty.
A jak motywować ludzi do pracy?
– System motywacji jest faktycznie bardzo ważny. Tutaj jednak również warto się orientować, co twoich ludzi motywuje do pracy. Dla jednego pracownika istotne będą pieniądze, dla drugiego wolny dzień, a trzeciego usatysfakcjonuje uznanie szefa. Jasne przedstawienie sankcji też pomaga.
– Poza tym niezłym motywatorem są też oceny pracowników, zarówno te półroczne i roczne – ludzie lubią wiedzieć czy dobrze wykonują swoją pracę czy trzeba coś poprawić. Uważam, że szczerość zawsze się opłaca, tylko trzeba umieć podać informacje w dostosowany do danej osoby sposób. Oprócz tego pomocne mogą okazać się także miesięczne rozmowy podsumowująco-planujące. Nie może podczas nich zabraknąć chwalenia. Dobre słowo dopinguje najbardziej. Grunt to wyznaczać cele i wspierać swój zespół w ich w osiąganiu. Jednak cele muszą być realistyczne. Czasami naprawdę wystarczy delikatnie dmuchnąć ludziom w skrzydła, by wysoko poszybowali.
Jak zarządzać pracą innych, by była ona skuteczna i efektywna?
– W zarządzaniu zespołem istotne jest wyznaczanie jasnych celów. Jednak powinny być one stworzone w oparciu o zakres obowiązków czy też stanowiska samego pracownika. Działa to na niego bardzo silnie już od momentu zwerbalizowania owych celów, pracownik czuje za nie wtedy dużą odpowiedzialność. To, co ty możesz zrobić, to wspierać pracownika i kontrolować postępy jego pracy i rozwój.
Co jest najważniejsze w zarządzaniu zespołem?
– Jasno określone zasady, konsekwencja, szczerość w dobrych i trudnych momentach. Tak samo, jak w małżeństwie. Zespół musi czuć, że z nim jesteś na dobre i na złe i, że jesteś dla niego wsparciem. Poza tym ważne jest budowanie i dbanie o dobrą atmosferę i morale zespołu, integrację, czyli na przykład środy z pizzą czy piątek z lodami. Często podczas rekrutacji zadaje aplikantom pytanie „jaki powinien być szef”, odpowiadają: ludzki, wymagający, wspierający, szczery. Nic dodać, nic ująć.
Czym dla ciebie jest fundraisng?
– Dla mnie fundraising to ciągła ekscytacja, bo przecież każdy dzień to nowe kontakty i nowi darczyńcy, wspaniali ludzie i ich niezwykłe historie. To także wzajemne dawanie i siebie, i sobie nawzajem. To DOBRO w najczystszej formie.
Twoje trzy żelazne zasady fundraisingu to…
– Chyba przede wszystkim prosić odważnie – w myśl zasady – niewypowiedziane nie istnieje, dziękować każdemu i za wszystko, a także często uśmiechać się do ludzi.
Pięć nawyków skutecznego fundraisera…
– Myślę, że moim nawykiem jest testowanie różnych narzędzi fundrisingowych, systematyczność, jak również szczerość i naturalność w kontakcie z drugim człowiekiem. Uśmiech w takich sytuacjach nie schodzi mi z ust.