Dostajesz dokładnie tyle, o ile poprosisz – wywiad z Pauliną Kasperską

O tym, w jaki sposób zbudować satysfakcjonującą relację z darczyńcą, by został z daną organizacją już na zawsze, do śmierci, rozmawiamy z Pauliną Kasperską, członkinią Polskiego Stowarzyszenia Fundraisingu i fundraiserką Fundacji DKMS.

Magdalena Tyrała, Polskie Stowarzyszenie Fundraisingu: Jesteś fundraiserką w Fundacji DKMS. Czym dokładnie się zajmujesz?

Paulina Kasperska, członkini i trenerka Polskiego Stowarzyszenia Fundraisingu, fundraiserka Fundacji DKMS: – W DKMS jestem liderem zespołu fundraisingu, który składa się z czterech osób. Naszą specyfiką jest to, że bardzo dużo współpracujemy z biznesem, z firmami, dlatego też dwie osoby z zespołu zajmują się tą współpracą. Moim zadaniem jest opieka nad darczyńcami indywidualnymi.

Na czym polega indywidualny fundraising?

– Fundraising indywidualny to proces pozyskiwania funduszy poprzez proszenie o wsparcie osób indywidualnych. W fundacji mamy dwa kierunki działań. Pierwszym z nich i głównym jest kampania jednego procenta podatku. Oczywiście, jeden procent podatku nie jest darowizną, jednak proces pozyskania go jest analogiczny do prośby o darowiznę. Zaczynamy od prośby, a kończymy na podziękowaniu. Wkładamy bardzo dużo starań, aby zachęcić podatników do przekazania jednego procenta podatku na rzecz fundacji. Kampania trwa cztery miesiące, ale realnie przegotowania do kampanii i praca nad nią pochłania ok 7 miesięcy, jest bardzo czasochłonna. Pozyskane fundusze z kampanii jednego procenta podatku stanowią ok 50 proc. przychodów z wszystkich działań fundraisingowych, dlatego też kampania jest dla nas bardzo ważna i poświęcamy jej dużo uwagi.

– Drugim kierunkiem działań skierowanych do darczyńców indywidualnych jest pozyskiwanie darowizn od osób fizycznych, indywidualnych. Chcemy nawiązywać relacje z darczyńcami, chcemy aby nam zaufali, chcemy również, aby czuli się docenieni. Naszym marzeniem jest, aby zostali z nami jak najdłużej. I to jest długi i monotonny proces, ale jakże ekscytujący! Mamy bardzo wielu sympatyków, ludzi, którzy identyfikują się z naszą misją i chcą nas wspierać na różne sposoby. Przez ostatnie 12 lat pomogliśmy 10.000 pacjentów, którzy otrzymali szansę na życie. Jednak w Fundacji DKMS nie jest łatwo pozyskiwać darczyńców indywidualnych, bo jest to organizacja postrzegana przez ludzi jako ta, która zachęca ich do rejestracji, jako potencjalnych dawców szpiku. To z kolei wynika z tego, że właśnie takie komunikaty przekazywała przez całe lata i one się po prostu utrwaliły. Dlatego gdy prosimy ludzi o darowiznę, to jest to mylone z prośbą o zarejestrowanie się. Jeśli np. w social mediach mamy komunikaty „przekaż darowiznę na rejestrację potencjalnych dawców szpiku”, to najczęstszym komentarzem jest – „ja już się zarejestrowałem”. Czytają te komunikaty na zasadzie „zostań dawcą” a nie „wpłać”. To pokazuje jak trudno jest zmienić utrwalony wizerunek.

– Fundraising indywidualny w Fundacji DKMS jest jednak szansą dla ludzi, którzy nie mogą się zarejestrować, bo są wykluczeni przez różne choroby, albo wyklucza ich wiek (osób poniżej 18 r.ż. i powyżej 55. r.ż. nie rejestrujemy do bazy), a bardzo by chcieli. Proponujemy im wtedy, by wpłacili darowiznę, a to z kolei umożliwia nam przebadanie większej liczby osób. To jest swego rodzaju szansa dla osób, które np. były w bazie, ale właśnie z racji wieku nie mogą już pomóc.. Nie chcemy tracić z nimi kontaktu i w momencie, gdy informujemy ich o tym, że przestają być w bazie, proponujemy im inną pomoc, mogą zostać darczyńcami lub wolontariuszami i zachęcać innych do rejestracji w bazie Fundacji DKMS. Pokazujemy im, że chcemy, aby dalej byli z nami, że są ważni i potrzebni.

Ile kosztuje przebadanie jednej osoby?

– Koszt rejestracji i przebadania materiału genetycznego każdej osoby rejestrującej się jako potencjalny dawca szpiku, to 180 złotych.

W jaki sposób pozyskujesz środki na działalność fundacji pracując z darczyńcą indywidualnym?

– Darczyńcy mogą przekazać darowiznę na różne sposoby i przy różnych okazjach. Pierwszym z nich jest wpłata poprzez stronę Internetową dkms.pl – klikamy w przycisk „przekaż darowiznę”. Drugim sposobem jest przekazanie darowizny, kiedy decydujemy się zarejestrować jako potencjalny dawca szpiku. Zamawiając taki pakiet rejestracyjny przez stronę dkms.pl otrzymujemy informację, że każda rejestracja kosztuje 180 złotych i nie jest refundowana przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Taka osoba, jeśli ma ochotę nas wesprzeć, niekoniecznie od razu całą kwotą, ale jakąś jej częścią, może od razu przekazać tę darowiznę, klikając w opcję przekierowywania do płatności elektronicznej. Trzecim sposobem wsparcia jest zbiórka publiczna. Przed pandemią przeprowadzaliśmy rejestracje na zewnątrz na terenie całego kraju, do których teraz, póki można, powoli wracamy.

– W ciągu roku zwykle takich eventów z rejestracją było około dwa tysiące. Odbywały się przy okazji różnych pikników, w galeriach i w szkołach. Przeprowadzali je wolontariusze, którzy informowali o możliwości wsparcia i zachęcali do przekazania datku do puszki. Zbieraliśmy także pieniądze przy okazji eventów fundraisingowych, takich jak: „The Color Run” czy „Runmageddon”, gdzie można było wykupić pakiety, a część dochodu była przekazywana na naszą organizację. Innym naszym sprawdzonym narzędziem fundraisingowym jest Facebook i organizowane na nim zbiórki urodzinowe. Taka opcja zbiórek na Facebooku dla organizacji pozarządowych została uruchomiona w Polsce w 2018 roku i już wtedy pojawiło nam się dużo darowizn z tego tytułu. Wynika to z faktu, że jesteśmy dużą organizacją i mamy wielu obserwatorów na naszym profilu na Facebooku. Jeżeli jesteśmy użytkownikiem Facebooka i obserwujemy jakieś organizacje pozarządowe, to Facebook wysyła nam propozycję zorganizowania zbiórki urodzinowej na rzecz wybranej przez nas organizacji. Jest to bardzo prosty sposób na zbiórkę i ludzie często z niego korzystają. Jest to źródło organiczne i z czasem maleje, jednak cały czas jest.

– Mamy także „apele pacjenckie”. Zawsze w naszych komunikatach fundraisingowych pokazujemy prawdziwe historie, oczywiście za zgodą pacjentów. Takie prośby są bardziej skuteczne, ponieważ my ludziiom chcemy pomagać tu i teraz, widzimy realną historię człowieka w potrzebie i chcemy mu pomóc. Jeżeli jest pacjent, jego zdjęcie i historia, to ludzie widzą konkretną potrzebę i wtedy chętniej się rejestrują, nie zwlekają z decyzją. Ostatnio mieliśmy właśnie taką sytuację, że dla jednego pacjenta zrejestrowało się 500 osób w ciągu jednego dnia! Wtedy też dodatkowo prosimy o wsparcie darowizną, ponieważ każda rejestracja to koszt 180 zł, który pokrywa fundacja.

Jaka jest tego skuteczność?

– Zdecydowanie większa niż gdyby tego nie zrobić. W badaniach przeprowadzonych w Wielkiej Brytanii 60 proc. ludzi zapytanych, dlaczego nie przekazali darowizny stwierdziło, że nikt ich o to nie poprosił. To pokazuje, że należy prosić, w najgorszym przypadku najwyżej ktoś nam odmówi. Przy takich akcjach uaktywniają się też społeczności, znajomi, osoby, które z różnych przyczyn nie mogą się zarejestrować jako potencjalni dawcy szpiku, a mogą i bardzo chcą pomóc. I umożliwiamy im to właśnie przez sfinansowanie badania. Oczywiście, wszystkim za wszystko zawsze dziękujemy i staramy się utrzymywać jak najlepsze relacje.

Jesteś ekspertką od nawiązywania relacji z darczyńcami. Jak ta relacja powinna wyglądać?

– Co jakiś czas wysyłamy naszym darczyńcom maile z informacją, co w danym momencie dzieje się u nas w fundacji. Ważne jest, by nie tylko prosić, ale również informować o działaniach, edukować. Jeśli mamy „apel pacjencki”, zawsze w ciągu trzech miesięcy pokazujemy, jaki jest efekt naszych działań. Tyle średnio potrzeba czasu, by znaleźć dawcę dla potrzebującego pacjenta i aby przeszczepienie się odbyło. Dopiero wtedy wysyłam podziękowania z takim podsumowaniem, co się wydarzyło w międzyczasie, że znalazł się dawca, odbyło się przeszczepienie, pacjent wraca do zdrowia i, że
np. podczas akcji znalazło się kilku innych dawców dla innych pacjentów. Czasem są smutne zakończenia i też o tym informujemy. Zawsze na koniec roku wysyłamy list z kartką, podziękowaniami i małą pamiątką od nas, aby darczyńcy o nas pamiętali. Na Facebooku po zbiórce urodzinowej wysyłamy podziękowania z życzeniami urodzinowymi i malutkim gadżetem. Kiedy mamy wydarzenia, wysyłamy naszym darczyńcom informację o nich i zapraszamy, jeżeli mamy taką możliwość. Tak najczęściej postępujemy z dużymi darczyńcami (tzw. major donors). Każda fundacja sama określa, kogo nazywa major donor, u nas przyjęło się nazywać tak wszystkie osoby, które wpłacają kwotę powyżej jednego tysiąca złotych. Do tych osób wysyłamy szczególnie spersonalizowane wysyłki. Mogą to być: ręcznie pisane listy, książki wydane przez fundację, eventy lokalne. Tych osób nie ma zwykle za dużo, więc warto zastanowić się, w jaki szczególny sposób możemy im podziękować za hojność. Jeśli dysponuję numerem telefonu, to dzwonię z podziękowaniem chyba że wiem, że ktoś sobie tego nie życzy a tak też się zdarza.

Jakie są najczęstsze błędy w pracy z darczyńcą? Czego unikać?

– Dużym błędem jest proszenie o konkretną, a do tego małą kwotę. Na szkoleniach Polskiego Stowarzyszenia Fundraisingu zawsze przytaczamy przykład, gdy wiele lat temu pani Katarzyna Dowbor wraz z inną medialną osobą zbierała datki do puszki na charytatywny cel. Ta druga osoba stała i prosiła, by wpłacić jej choćby „złotóweczkę”. Na koniec okazało się, że ona miała faktycznie ciężką i pełną puszkę, ale były w niej jedynie złotówki. Z kolei puszka pani Katarzyny Dowbor była lżejsza, ale zawierała zdecydowanie więcej pieniędzy, bo były to banknoty.

– Gdy jeszcze pracowałam w hospicjum, też mieliśmy na recepcji skarbonkę, do której ludzie wrzucali datki. Pamiętam, że opróżniałam ją raz na miesiąc i była pełna monet (złotówki, grosze). Ludzie, poproszeni o złotówkę, wrzucą złotówkę, jeżeli widzą, że w skarbonce są same banknoty wrzucą banknot, tak to działa. Pewnego dnia po opróżnieniu skarbonki i postawieniu jej ponownie, wrzuciłam do niej banknoty o nominałach 10 zł, 20 zł i 50 zł. W efekcie darczyńcy wrzucali właśnie takie same banknoty. Dzięki temu darowizny na rzecz hospicjum w ciągu miesiąca wzrosły o 400 procent! To się naprawdę sprawdza.  Przypomniała mi się jeszcze jedna sytuacja z czasów, gdy pracowałam w hospicjum. Mieliśmy tam stały program dla darczyńców regularnych i poprosiliśmy ich o wpłatę 16 zł i 60 groszy. Ludzie wpłacali dokładnie taką kwotę. Co prawda ten program się powiódł, bo darczyńcy zachęcali całe swoje rodziny do wpłat. Jednak powinniśmy co roku robić podsumowania, informować darczyńców ile zebraliśmy, na co pieniądze zostały wydane i, jeżeli potrzeby organizacji wzrosły lub nie zebraliśmy potrzebnej kwoty, prosić ich o większe wsparcie. Nie bójmy się prosić.

A jakie kwoty sugerować na stronie? 20zł, 50zł i 100zł?

– Wszystko zależy, w jakiej lokalizacji znajduje się nasza organizacja. Czy jest to duże miasto czy małe miasteczko. Te kwoty w Warszawie i w dużych miastach są inne niż w małych miejscowościach. Wiele też zależy od naszych realnych potrzeb. Inne były, gdy pracowałam w hospicjum, inne są w Fundacji DKMS. Koszt rejestracji to 180 zł, jest to duża kwota, i niewiele osób na nią stać Zachęcamy zatem do regularnego wsparcia, do przekazania darowizny  przez 10 miesięcy po 18 złotych. W przypadku DKMS-u ta kwota pokazana na stronie zaczyna się od 18 złotych. Średnią mamy zaznaczoną w wysokości 40 złotych, oczywiście można również wpłacić 180-lub dowolnie inną kwotę.

– Należy pamiętać, aby utrzymywać kontakt z Darczyńcami, informować ich o życiu organizacji. Nie tylko prosić, ale też pokazywać im, co się zadziało dobrego dzięki ich wsparciu, że mają realny wpływ na nasze działania! Wszystko po to, by poznali naszą misję i historię, abyśmy stali się ich organizacją. Musimy pamiętać, że jednorazowe wparcie jest bardzo cenne, ale tak naprawdę zależy nam na regularności, dzięki temu organizacja może stabilnie działać i wykonywać swoją misję. Dlatego prowadźmy dialog z naszymi darczyńcami, a oni będą wspierać nas regularnie, zostaną wolontariuszami, ambasadorami naszej organizacji. Czy może być coś lepszego? W efekcie często swoje zaangażowanie w sprawę przekładają na swoje otoczenie. Zachęcają pracodawców do pomocy, a jeżeli są właścicielami firmy, pomagają jako firma. Organizacje mogą również zachęcać swoich darczyńców, by umieszczali je w swoich testamentach. Na zachodzie taka praktyka jest normą, w Polsce dopiero zaczyna się to dziać. Nie jest to łatwe, ale warto do tego dążyć.

Co daje ci członkostwo w Polskim Stowarzyszeniu Fundraisingu?

– Śmiało mogę powiedzieć, że dzięki Polskiemu Stowarzyszeniu Fundraisiungu jestem tu, gdzie jestem. Jestem tego pewna. Ono mnie ukierunkowało, począwszy od podstawowego szkolenia, a skończywszy na zawodowym kursie fundraisera CFR, który ukończyłam 10 lat temu. Spotkałam tam ludzi o podobnych doświadczeniach i stanowiliśmy dla siebie wsparcie, kiedy pojawiały się na naszej drodze kryzysy. Zatem szczerze mogę powiedzieć, że PSF odgrywa bardzo dużą rolę w moim życiu, zapewnił mi dostęp do międzynarodowej wiedzy na temat fundraisingu. Jednak kapitał ludzki ma tu ogromne znaczenie. Każdemu polecam członkostwo. Nie ma lepszej grupy wsparcia w naszym zawodzie.

– Z ludźmi, z którymi byłam na kursie zawodowego  fundraisera mam do tej pory kontakt, często ze sobą rozmawiamy, służymy sobie radą i wsparciem, a kurs kończyłam w 2012 roku. Podobnie jest z obecnymi kursantami, którym z racji doświadczenia służę swoją wiedzą. Te relacje zostają i działają. Fundraiserzy to nie są zwykli ludzie, to jest wyjątkowa grupa zawodowa. My nastawieni jesteśmy na pomaganie, jesteśmy otwarci na innych, często bardzo wrażliwi, zaangażowani i aktywni w działaniu, bo mamy poczucie misji.

A co byś doradziła Paulino osobom, które dopiero rozpoczynają przygodę z fundraisingiem?

– Na początku jest wielka ekscytacja i wszystko nas zachwyca, mamy dużo energii do działania, jesteśmy zmotywowani, jednak później przychodzi rzeczywistość, syzyfowa praca. Doradziłabym, aby się nie zrażać, przejść ten trudny etap. Jeśli wykonujemy naszą pracę systematycznie, z zaangażowaniem, to rezultaty przychodzą. Zawsze. Trzeba szukać działań fundraisingowych nawet, jeśli nie mamy na nie budżetów, wyniki na pewno się pojawią. Na początek lepiej poszukać narzędzi, aktywności w danej organizacji,  do których możemy dołączyć komunikat fundraisingowy. Każda organizacja tworzy dużo komunikatów na różnych płaszczyznach, przy których możemy prosić o darowiznę. Jestem zwolennikiem takiego działania szczególnie w przypadku małych organizacji, gdzie jesteśmy ograniczeni finansowo i nie mamy zasobów ludzkich. Zawsze należy zaangażować całą organizację w zbieranie funduszy na jej działania, wszyscy, my pracownicy, ale też wolontariusze, beneficjenci, jesteśmy jej ambasadorami i mamy kontakt z różnymi środowiskami, które możemy informować o potrzebach. A na takie działania nie są potrzebne wielkie, a nawet żadne budżety. Dlatego warto jest angażować ludzi ze swojej organizacji. Wtedy szybciej przychodzą efekty naszych działań. Razem możemy więcej.